Jak przygotować teczkę do przekazania do archiwum zakładowego


 Jako archiwiści zakładowi pamiętajcie, że teczki przed przekazaniem do archiwum zakładowego powinny być już „zrobione” przez osoby, które już ich nie potrzebują. Archiwista może pomóc takiej osobie w przygotowaniu teczki, ale nie ma takiego obowiązku. On już przyjmuje gotowe teczki wraz ze spisem zdawczo-odbiorczym.

Poniżej przedstawię najważniejsze kwestie związane z teczkami:

Teczki bezkwasowe

Materiały archiwalne (dokumenty kat. A, B50) do archiwum zakładowego powinny być przekazane w teczkach bezkwasowych. Nawet jeśli ktoś w danej komórce organizacyjnej (dziale) trzyma je w zwykłych tekturowych teczkach, segregatorach, koszulkach foliowych czy innych rzeczach, to przed przekazaniem ich do archiwum zakładowego powinien przełożyć je do teczek bezkwasowych.

 Od razu radziłabym zakup zarówno teczek jak i pudełek bezkwasowych. Możliwe, że lepiej będzie Wam przechowywać dokumentację w tych pudełkach, lub może się zdarzyć, że będziecie zobowiązani przekazać część dokumentacji do Archiwum Państwowego.

Chronologia

Materiały archiwalne – czyli te z kategorią A – w każdej teczce powinny być ułożone chronologicznie czyli od miesiąca stycznia do grudnia danego roku (adekwatnie jeśli mamy kilka lat to od góry teczki powinien być miesiąc i rok najstarszy, a na dole najmłodszy).

Paginowanie, czyli numerowanie stron – w prawym górnym rogu na każdej zapisanej stronie. Pamiętajcie, żeby paginując zawsze odwracać kartki na druga stronę, bo często jest tam coś ważnego zapisanego i w paginacji należy taką stronę uwzględnić!

Koniecznym jest usunięcie z teczek wszystkich elementów metalowych (zszywki, klipsy), plastikowych, sznurków i innych tego typu rzeczy – zostawiamy tylko papier.

Opis teczki – nr wg JRWA, kat. A, tytuł teczki i daty skrajne, np.

 

           KOMÓRKA_ORG.NR_JRWA.1.2021                                                         kat. A

 

Współpraca z instytucjami

2010-2015

 

 

Spis zdawczo-odbiorczy, na którym podpisuje się osoba przekazująca mat arch. do archiwum zakładowego oraz osoba przyjmująca, czyli Wy plus data przekazania.

Poniżej zamieszczam przykładowy spis z-o.

Lp.Znak teczkiTytułDaty skrajneKat. aktLiczba teczek
123456

I voila

Materiały kat. B nie muszą być aż tak szczegółowo zrobione, ponieważ po upływie swojego terminu przechowywania i tak pójdą do brakowania (zniszczenia), oczywiście za zgodą dyrektora Archiwum Państwowego, pod które Wasza instytucja podlega.

Teczki już znajdują się w Waszym archiwum.

Pamiętajcie, że w archiwum zakładowym wszystkie regały powinny być opisane, jakoś oznaczone, abyście szybko mogli znaleźć potrzebne Wam rzeczy. To już wasza rola, bo każda firma/instytucja inaczej funkcjonuje, ma inne zadania statutowe przez co wytwarza różne rodzaje dokumentacji.

Zdrówka!

Komentarze

Prześlij komentarz

Popularne posty z tego bloga

Kronika EUROFOLKU

Obraz
Hej Dziś przedstawię Wam (pokrótce oczywiście) nie tyle historię Międzynarodowego Festiwalu Folklorystycznego EUROFOLK Zamość, co ciekawostki z nim związane na przykładzie Kronik EUROFOLKU i wspomnień pracowników. Tak oto piszą organizatorzy na swojej stronie internetowej: „Misją tego festiwalu, oprócz prezentacji folklorystyczno-artystycznej, chcemy by była też integracja z Unią Europejską, w której wszyscy mają się czuć jak w swoim wspólnym domu. Dlatego też Festiwal nosi nazwę EUROFOLK. Dodatkową motywacją jest świadomość tego, że dzieci i młodzież uczestnicząc w zajęciach, w życiu Zespołu, spędzają czas w sposób dobrze zorganizowany i właściwie wychowawczy. Wszystkie grupy wiekowe wyjeżdżają na wiele koncertów zarówno w kraju jak i poza granice. Wracają do Zamościa zawsze z nagrodami i wyróżnieniami. Chcąc się zrewanżować, a jednocześnie zaprezentować Perłę Renesansu Zamość, oraz przepiękne walory krajoznawcze i bogatą historię Zamojszczyzny, która jest obecnie głównie reg
Czytaj więcej

Jak zapisać artykuł na dysku komputera

Obraz
  Dzisiaj temat troszkę „lżejszy”, a mianowicie o tym jak zapisać ciekawy artykuł na dysku. Wiem od Was, że zanim udacie się do Archiwum Państwowego, a nawet zanim zaczniecie szukać na portalach typu  www.szukajwarchiwach.pl  swoje poszukiwania natury archiwalnej (a także każdej innej – sorry taki mamy klimat 😉 zaczynacie od wujka Google. Co się wtedy dzieje? Zazwyczaj na początku po wpisaniu interesującej Was frazy wyskakują różne strony internetowe. Często nie tylko polskie, ale i zagraniczne. Klikacie jedna po drugiej, trzecia po czwartej i piąta po szóstej. Poszukiwania stają się owocne, mnogie i efektywne, bo znajdujecie ciekawe i ważne informacje. Jednak będąc już na dwudziestej dziewiątej stronie przypominacie sobie, że na tej drugiej było coś o ciotecznym stryju babci Jadwigi z Krasnobrodu, który po wojnie wyjechał do Stanów. Znalezisko niewątpliwie ważne. Chcecie wrócić do tej strony, ale nagle dziwnym zbiegiem okoliczności – zniknęła. Warto by było od razu zapisać cały artyk
Czytaj więcej

Kategorie archiwalne A i B

Obraz
Znajomość kategorii archiwalnych to podstawa pracy w archiwum. Każdym archiwum. Nazywamy to kwalifikacją dokumentacji.   Jak mówi nam Rozporządzenie MKiDN z 2015 roku https://isap.sejm.gov.pl/isap.nsf/download.xsp/WDU20150001743/O/D20151743.pdf   Symbolem „A” oznacza się kategorię archiwalną materiałów archiwalnych.   Czyli dokumentacja, która musi być przechowywana wieczyście .   Symbolem „B” oznacza się kategorię archiwalną dokumentacji niearchiwalnej z tym, że:   symbolem „B” z dodaniem liczb arabskich oznacza się kategorię archiwalną dokumentacji o czasowym znaczeniu praktycznym, przy czym liczby odpowiadają minimalnemu okresowi przechowywania tej dokumentacji, liczonemu w pełnych latach kalendarzowych począwszy od dnia 1 stycznia roku następnego od daty zakończenia sprawy;   Głównie możecie się spotkać z następującymi symbolami kat. B: B2, B3, B5, B10 – Cyfra za literą B oznacza czas przechowywania tej dokumentacji liczony w latach, czyli B2 = 2 lata, B3 = 3 lata, B5 = 5 lat, B10
Czytaj więcej