Od czego zacząć pracę w archiwum zakładowym
Na pewno wielu z Was mając w tzw. zakresie obowiązków prowadzenie archiwum zakładowego nie wie od czego w ogóle zacząć. Często zdarza się tak, że nikt Was nie przeszkolił, a pracodawca wymaga od Was ewidencji, zabezpieczania czy przechowywania teczek aktowych, które przekazywane są z poszczególnych komórek organizacyjnych (działów) do Waszego archiwum zakładowego. Otóż przychodzę z pomocą.
Pierwszą i według mnie najważniejszą rzeczą jest znajomość aktów prawnych, które dotyczą instytucji, w której pracujecie.
Ja osobiście wspomniane akty prawne podzieliłam na dwa rodzaje – zewnętrzne i wewnętrzne.
1. ZEWNĘTRZNE
Najważniejszym aktem prawnym, który każdy archiwista powinien znać jest Ustawa o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach z 14 lipca 1983 roku.
Znajdziecie ją pod poniższym linkiem:
https://isap.sejm.gov.pl/isap.nsf/DocDetails.xsp?id=WDU19830380173
Tak na marginesie musicie wiedzieć, że na stronie internetowej isap.sejm.gov.pl (czyli Internetowy System Aktów Prawnych) znajdziecie wszystkie ustawy, rozporządzenia i inne tego typu dokumenty, jakie Was interesują.
Jako archiwiści zakładowi musicie też na samym początku ustalić status prawny Waszej instytucji, czyli w oparciu o jakie przepisy działa. Oznacza to w skrócie czy pracujecie w instytucji państwowej, samorządowej, firmie prywatnej, czy np. w fundacji, stowarzyszeniu itd.
Kolejnym dokumentem zewnętrznym, który ustala tym samym te wewnętrzne jest Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych. Dostępne pod tym adresem http://isap.sejm.gov.pl/isap.nsf/DocDetails.xsp?id=WDU20110140067
Określa ono trzy podstawowe kwestie:
- instrukcję kancelaryjną,
- sposób klasyfikowania i kwalifikowania dokumentacji w formie jednolitych rzeczowych wykazów akt,
- instrukcję w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych
2. WEWNĘTRZNE
Na podstawie powyższego Rozporządzenia ustalacie jak będzie wyglądać Instrukcja Kancelaryjna, Jednolity Rzeczowy Wykaz Akt oraz Instrukcja Archiwalna w instytucji, w której pracujecie.
Instrukcja kancelaryjna określa szczegółowe zasady i tryb wykonywania czynności kancelaryjnych w podmiocie oraz reguluje postępowanie w tym zakresie z wszelką dokumentacją. Wspomniane czynności kancelaryjne mogą być wykonywane w sposób tradycyjny lub EZD (elektroniczne zarządzanie dokumentacją). Na dzień dzisiejszy zdecydowana większość wszelkich instytucji w Polsce posiada ten tradycyjny (czyli wszystko załatwia się poprzez np. wysyłanie listów pocztą tradycyjną, wpisywanie ręcznie do zeszytu korespondencji pism wychodzących i przychodzących itd.)
Jednolity Rzeczowy Wykaz Akt – określa zasady klasyfikacji (czyli co gdzie dajemy) i kwalifikacji (podział na kategorie A i B) dokumentacji. Każda JRWA ma podobny układ, niezależnie gdzie pracujecie, czyli pierwsze cztery klasy to klasy typowe:
0 – Zarządzanie
1 – Kadry
2 – Środki rzeczowe
3 – Finanse
Natomiast od 4 – to już sama działalność Waszej instytucji.
Należy zaznaczyć, że powyższe klasy są klasami pierwszego rzędu.
Pod te klasy podlegają te drugiego, trzeciego, czwartego itd. rzędu, czyli coraz bardziej szczegółowe zagadnienia (ja je nazywam „matrioszkami” ;-)
Podam Wam przykład (oczywiście w każdej instytucji istnieją różne JRWA):
| 1 | KADRY | |||||
| 10 | Zatrudnienie | |||||
| 110 | Zwolnienia pracowników | B5 | ||||
| 111 | Obsługa zatrudnienia | |||||
| 1110 | Umowy o pracę | |||||
| 11100 | Na czas określony | B50 | ||||
| 11101 | Na czas nieokreślony | B50 | ||||
| 1111 | Umowy zlecenia | |||||
| 1112 | Umowy o dzieło | |||||
| 11 | Ubezpieczenia | A | ||||
Pamiętajcie, zawsze szukając przyporządkowania pisma pod któreś zagadnienie z JRWA szukajcie tego najbardziej szczegółowo opisujące treść pisma!
Instrukcja Archiwalna (albo Instrukcja w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych – możecie ją i tak nazwać).
Określa ona:
– organizację i zadania archiwum zakładowego
– lokal archiwum zakładowego
– przejmowanie dokumentacji do archiwum zakładowego
– przechowywanie, zabezpieczanie, ewidencję i porządkowanie zgromadzonej dokumentacji
– udostępnianie dokumentacji
– wycofywanie dokumentacji ze stanu archiwum zakładowego
– brakowanie dokumentacji niearchiwalnej
– przekazywanie materiałów archiwalnych do archiwum zakładowego
– sprawozdawczość archiwum zakładowego
Bardzo ważną kwestią jest uzgodnienie wyżej wymienionych dokumentów z Archiwum Państwowym, które pełni nad Waszą instytucją nadzór archiwalny (zazwyczaj jest to pismo przewodnie z prośbą o zatwierdzenie plus IK, JRWA, IA do zatwierdzenia).
Następnie, kiedy już dyrektor wspomnianego Archiwum Państwowego zatwierdzi te dokumenty, wówczas dyrektor/szef/prezes naszej instytucji odpowiednim Zarządzeniem wprowadza te dokumenty „w życie”.
W dzisiejszym poście było trochę prawa, ale bez choćby podstawowej znajomości powyższych aktów prawnych nie ruszycie niestety do przodu z pracą w archiwum zakładowym.
Wiem, że dla kogoś, kto nie miał do tej pory do czynienia z archiwizowaniem dokumentów powyższe sprawy mogą wdawać się trudne. Mogę Wam podpowiedzieć, że przy przygotowywaniu IK, IA i JRWA dla Waszej instytucji możecie wzorować się na innych (wystarczy wyszukać w Internecie) albo poprosić o pomoc osobę z Archiwum Państwowego, pod które Wasza instytucja podlega.
Powodzenia! Trzymam kciuki.
Komentarze
Prześlij komentarz