Brakowanie dokumentacji niearchiwalnej


 Co zrobić kiedy dokumentacja w Twojej firmie tylko narasta i narasta? Czy jesteś skazany na zakup nowych szaf i zagospodarowywanie nowych pomieszczeń? Otóż nie. Istnieje takie pojęcie jak brakowanie – czyli niszczenie. Mówi o tym Rozporządzenie MKiDN z 2015 roku dostępne pod poniższym linkiem

http://isap.sejm.gov.pl/isap.nsf/download.xsp/WDU20150001743/O/D20151743.pdf

Warto nadmienić, że na końcu tego Rozporządzenia w tabeli jest określone jaki obszar nadzoru obejmują poszczególne archiwa nie mające centralnego charakteru. Na przykład Archiwum Państwowe w  Zamościu obejmuje:

− miasto na prawach powiatu Zamość

− powiaty: biłgorajski, hrubieszowski, tomaszowski i zamojski

− gminy: Gorzków, Izbica, Rudnik i Żółkiewka w powiecie krasnostawskim

− gminy: Wysokie i Zakrzew w powiecie lubelskim

 

Wracając do brakowania. Nie jest ono takie proste. W takim sensie, że nie możesz dokumentów po prostu wrzucić do niszczarki jak stwierdzisz, że już ich nie potrzebujesz.

Jak już przejrzałeś/aś dokumentację niearchiwalną znajdującą się w Twoim archiwum zakładowym musisz wystosować pismo do właściwego Archiwum Państwowego wraz z wykazem tej dokumentacji.

Poniżej dla ułatwienia zamieszczam plik „wniosek o wydanie zgody na brakowanie dokumentacji niearchiwalnej“ ze strony internetowej APZ:

…………………………………………….

(pełna nazwa organu lub jednostki                                                                                     adresat
organizacyjnej wnioskującej o wyrażenie
zgody na brakowanie dokumentacji niearchiwalnej)           

                                                           Znak sprawy:              data pisma:

Na podstawie § 9 ust. 1 Rozporządzenia Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego z dnia 20 października 2015 r. w sprawie klasyfikowania i kwalifikowania dokumentacji, przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych i brakowania dokumentacji niearchiwalnej (Dz. U. 2015, poz. 1743) zwracam się (podać nazwę jednostki organizacyjnej) z wnioskiem o wydanie zgody na brakowanie dokumentacji niearchiwalnej.

            Zgodnie z § 9 ust. 2 ww. rozporządzenia informuję, że:

  1. Brakowana dokumentacja niearchiwalna została wytworzona przez (podać nazwę organu lub jednostki organizacyjnej, której dokumentacja jest brakowana);
  2. Wytypowana do brakowania dokumentacja była kwalifikowana na podstawie: (podać podstawę kwalifikowania dokumentacji niearchiwalnej oraz kiedy i przez kogo została wprowadzona);
  3. Dokumentacja została wytworzona w okresie (proszę podać skrajne daty roczne);
  4. Brakowaniu podlega dokumentacja: (aktowa, techniczna, fotograficzna, audiowizualna, geodezyjno-kartograficzna, inna (podać jaka));
  5. Rozmiar brakowanej dokumentacji wynosi: …… mb; ….. j.a.;…. j.inw.
  6. Oświadczam także, że upłynął okres przechowywania brakowanej dokumentacji niearchiwalnej oraz że utraciła ona znaczenie, w tym wartość dowodową, dla (wymienić nazwę organu lub jednostki organizacyjnej, które ją wytworzyły lub zgromadziły, a w przypadku ich braku – dla organu lub jednostki organizacyjnej, które przejęły ich zadania lub kompetencje).

            W załączeniu spis dokumentacji niearchiwalnej obejmujący …….. stron i …….. pozycji.

            ……………………………………………….

            (podpis kierownika jednostki organizacyjnej)

 

Potem czekasz na informację zwrotną z Archiwum Państwowego czy nie ma żadnych zastrzeżeń co do sporządzonego przez Ciebie spisu. Czasami może się zdarzyć tak, że na spisie zamieścisz dokumentację, którą AP uzna za kat. A i musisz wycofać ją z dokumentacji niearchiwalnej, założyć i opisać nową teczkę i zmienić kategorię z B na A.

Ale jeśli wszystko jest ok wówczas dostajesz z Archiwum Państwowego pismo – zgodę na brakowanie dokumentacji niearchiwalnej.

Sporządzasz protokół brakowania dokumentacji niearchiwalnej (najczęściej jest to przewodniczący, czyli Ty i dwóch członków Komisji – mogą to być współpracownicy z Twojej firmy). I można już je zniszczyć w niszczarce. Oczywiście można również oddać je profesjonalnej firmie, która zajmuje się takimi rzeczami, co wiąże się z kosztami finansowymi. Wspomnę tylko, że odnośnie niszczarek są różne typy z różnymi klasami niszczenia. Pod poniższym linkiem fajnie, w przystępny sposób wyjaśniony został temat niszczarek:

https://www.komputronik.pl/informacje/jaka-niszczarka-do-dokumentow-jak-wybrac/#!#klasa-niszczarki

Cześć

Komentarze

Prześlij komentarz

Popularne posty z tego bloga

Kronika EUROFOLKU

Obraz
Hej Dziś przedstawię Wam (pokrótce oczywiście) nie tyle historię Międzynarodowego Festiwalu Folklorystycznego EUROFOLK Zamość, co ciekawostki z nim związane na przykładzie Kronik EUROFOLKU i wspomnień pracowników. Tak oto piszą organizatorzy na swojej stronie internetowej: „Misją tego festiwalu, oprócz prezentacji folklorystyczno-artystycznej, chcemy by była też integracja z Unią Europejską, w której wszyscy mają się czuć jak w swoim wspólnym domu. Dlatego też Festiwal nosi nazwę EUROFOLK. Dodatkową motywacją jest świadomość tego, że dzieci i młodzież uczestnicząc w zajęciach, w życiu Zespołu, spędzają czas w sposób dobrze zorganizowany i właściwie wychowawczy. Wszystkie grupy wiekowe wyjeżdżają na wiele koncertów zarówno w kraju jak i poza granice. Wracają do Zamościa zawsze z nagrodami i wyróżnieniami. Chcąc się zrewanżować, a jednocześnie zaprezentować Perłę Renesansu Zamość, oraz przepiękne walory krajoznawcze i bogatą historię Zamojszczyzny, która jest obecnie głównie reg
Czytaj więcej

Jak zapisać artykuł na dysku komputera

Obraz
  Dzisiaj temat troszkę „lżejszy”, a mianowicie o tym jak zapisać ciekawy artykuł na dysku. Wiem od Was, że zanim udacie się do Archiwum Państwowego, a nawet zanim zaczniecie szukać na portalach typu  www.szukajwarchiwach.pl  swoje poszukiwania natury archiwalnej (a także każdej innej – sorry taki mamy klimat 😉 zaczynacie od wujka Google. Co się wtedy dzieje? Zazwyczaj na początku po wpisaniu interesującej Was frazy wyskakują różne strony internetowe. Często nie tylko polskie, ale i zagraniczne. Klikacie jedna po drugiej, trzecia po czwartej i piąta po szóstej. Poszukiwania stają się owocne, mnogie i efektywne, bo znajdujecie ciekawe i ważne informacje. Jednak będąc już na dwudziestej dziewiątej stronie przypominacie sobie, że na tej drugiej było coś o ciotecznym stryju babci Jadwigi z Krasnobrodu, który po wojnie wyjechał do Stanów. Znalezisko niewątpliwie ważne. Chcecie wrócić do tej strony, ale nagle dziwnym zbiegiem okoliczności – zniknęła. Warto by było od razu zapisać cały artyk
Czytaj więcej

Kategorie archiwalne A i B

Obraz
Znajomość kategorii archiwalnych to podstawa pracy w archiwum. Każdym archiwum. Nazywamy to kwalifikacją dokumentacji.   Jak mówi nam Rozporządzenie MKiDN z 2015 roku https://isap.sejm.gov.pl/isap.nsf/download.xsp/WDU20150001743/O/D20151743.pdf   Symbolem „A” oznacza się kategorię archiwalną materiałów archiwalnych.   Czyli dokumentacja, która musi być przechowywana wieczyście .   Symbolem „B” oznacza się kategorię archiwalną dokumentacji niearchiwalnej z tym, że:   symbolem „B” z dodaniem liczb arabskich oznacza się kategorię archiwalną dokumentacji o czasowym znaczeniu praktycznym, przy czym liczby odpowiadają minimalnemu okresowi przechowywania tej dokumentacji, liczonemu w pełnych latach kalendarzowych począwszy od dnia 1 stycznia roku następnego od daty zakończenia sprawy;   Głównie możecie się spotkać z następującymi symbolami kat. B: B2, B3, B5, B10 – Cyfra za literą B oznacza czas przechowywania tej dokumentacji liczony w latach, czyli B2 = 2 lata, B3 = 3 lata, B5 = 5 lat, B10
Czytaj więcej