Domowe archiwum


 Każdy z Was jest domowym archiwistą.

Niektórzy na pewno się zdziwią i powiedzą „Ja? Archiwistą/Archiwistką?”
A no tak. Każdy przecież posiada tzw. domowe archiwum, czyli dokumenty, które albo chce przechowywać, albo musi przechowywać, albo i to i to.

Dzisiejszy wpis będzie o tym jakie dokumenty przechowywać, jak je posegregować i ile czasu je przechowywać.

Chcesz raz na zawsze zrobić porządek ze swoim domowym archiwum? Nie wiesz od czego zacząć? Pędzę z pomocą.

PORZĄDKOWANIE I SEGREGACJA

Pierwszą rzeczą jest posegregowanie Twoich dokumentów.

Wyjmij wszystkie, rozłóż na podłodze i spróbuj posortować je „mniej więcej” tematycznie. Każdy z nas posiada w domu przeważnie podobne rodzaje dokumentacji:

  1. Związane z naszą pracą, zatrudnieniem – umowy o pracę, świadectwa pracy, aneksy do umów, zaświadczenia z ZUS, także CV czy życiorysy.
  2. Związane z naszym zdrowiem – historie chorób, wyniki badań lekarskich, książeczki zdrowia
  3. Związane z naszą edukacją – począwszy od pierwszego dyplomiku, który dostaliśmy w zerówce trzydzieści lat temu za ładne recytowanie wierszyka o wiośnie, poprzez świadectwa szkolne, indeksy, certyfikaty, dyplomy ukończenia studiów
  4. Różne dokumenty urzędowe, które ja podzieliłam na bardziej szczegółowe:
    • Akty urodzenia, ślubu, zgonu członka rodziny
    • Akty notarialne, spadkowe, testamenty
    • Urząd Skarbowy, rozliczenia PIT – musicie je przechowywać 5 lat, począwszy od 1 stycznia roku następującego, czyli np. rozliczenie PIT za rok 2015 mogliście zniszczyć już 1 stycznia 2021 roku.
    • Dokumentacja dotycząca samochodu (ubezpieczenia, umowy kupna-sprzedaży)
    • Dokumentacja dotycząca konta w banku, kart kredytowych (umowy, aneksy), umowy kredytowe
    • Polisy ubezpieczeniowe
    • Telefon/Internet/Media
  5. Paragony, gwarancje, faktury – trzymacie 24 miesiące, albo w zależności na jaki czas wykupiliśmy gwarancję.

Ps. Pamiętaj, że po akcji-segregacji wszystkie dokumenty, które nie są Ci już potrzebne ale zawierają dane wrażliwe powinny być zniszczone w niszczarce. W żadnym wypadku nie wolno ich wyrzucać do śmietnika z makulaturą!

Skoro etap segregacji masz już za sobą trzeba przejść do kolejnego – układania dokumentacji w teczki, skoroszyty, segregatory. Ja polecam zakup tych rzeczy w różnych kolorach. Ja tak właśnie zrobiłam. Na pewno ułatwi to późniejsze odszukiwanie.

EWIDENCJA

Kolejnym krokiem jest zrobienie ewidencji Waszej dokumentacji. O ile Ty wiesz co gdzie jest, o tyle pozostali członkowie Twojej rodziny już niekoniecznie. Dlatego bardzo ważne jest spisanie i opisanie wszystkiego, aby łatwiej było odnaleźć dany dokument.

Dokumenty możesz ułożyć w szafie chronologicznie, lub alfabetycznie, w zależności jak jest Ci wygodnie.

Ja również digitalizuję dokumenty – skanuję, lub robię cyfrowe zdjęcia.

Przykładem jest choćby paragon, który blednie po krótkim czasie. Więc w razie reklamacji mogę mieć problem, choć polskie prawo wyraźnie mówi, że aby reklamować produkt wystarczy pokazać dowód zakupu, czyli np. wydruk potwierdzający płatność kartą. Ale to już inny temat. Warto wiedzieć też, że są specjalne aplikacje do przechowywania paragonów.

Tak więc mam nadzieję, że mój wpis pomógł Ci w zrobieniu porządku z Twoimi dokumentami.

Komentarze

Prześlij komentarz

Popularne posty z tego bloga

Kronika EUROFOLKU

Obraz
Hej Dziś przedstawię Wam (pokrótce oczywiście) nie tyle historię Międzynarodowego Festiwalu Folklorystycznego EUROFOLK Zamość, co ciekawostki z nim związane na przykładzie Kronik EUROFOLKU i wspomnień pracowników. Tak oto piszą organizatorzy na swojej stronie internetowej: „Misją tego festiwalu, oprócz prezentacji folklorystyczno-artystycznej, chcemy by była też integracja z Unią Europejską, w której wszyscy mają się czuć jak w swoim wspólnym domu. Dlatego też Festiwal nosi nazwę EUROFOLK. Dodatkową motywacją jest świadomość tego, że dzieci i młodzież uczestnicząc w zajęciach, w życiu Zespołu, spędzają czas w sposób dobrze zorganizowany i właściwie wychowawczy. Wszystkie grupy wiekowe wyjeżdżają na wiele koncertów zarówno w kraju jak i poza granice. Wracają do Zamościa zawsze z nagrodami i wyróżnieniami. Chcąc się zrewanżować, a jednocześnie zaprezentować Perłę Renesansu Zamość, oraz przepiękne walory krajoznawcze i bogatą historię Zamojszczyzny, która jest obecnie głównie reg
Czytaj więcej

Jak zapisać artykuł na dysku komputera

Obraz
  Dzisiaj temat troszkę „lżejszy”, a mianowicie o tym jak zapisać ciekawy artykuł na dysku. Wiem od Was, że zanim udacie się do Archiwum Państwowego, a nawet zanim zaczniecie szukać na portalach typu  www.szukajwarchiwach.pl  swoje poszukiwania natury archiwalnej (a także każdej innej – sorry taki mamy klimat 😉 zaczynacie od wujka Google. Co się wtedy dzieje? Zazwyczaj na początku po wpisaniu interesującej Was frazy wyskakują różne strony internetowe. Często nie tylko polskie, ale i zagraniczne. Klikacie jedna po drugiej, trzecia po czwartej i piąta po szóstej. Poszukiwania stają się owocne, mnogie i efektywne, bo znajdujecie ciekawe i ważne informacje. Jednak będąc już na dwudziestej dziewiątej stronie przypominacie sobie, że na tej drugiej było coś o ciotecznym stryju babci Jadwigi z Krasnobrodu, który po wojnie wyjechał do Stanów. Znalezisko niewątpliwie ważne. Chcecie wrócić do tej strony, ale nagle dziwnym zbiegiem okoliczności – zniknęła. Warto by było od razu zapisać cały artyk
Czytaj więcej

Kategorie archiwalne A i B

Obraz
Znajomość kategorii archiwalnych to podstawa pracy w archiwum. Każdym archiwum. Nazywamy to kwalifikacją dokumentacji.   Jak mówi nam Rozporządzenie MKiDN z 2015 roku https://isap.sejm.gov.pl/isap.nsf/download.xsp/WDU20150001743/O/D20151743.pdf   Symbolem „A” oznacza się kategorię archiwalną materiałów archiwalnych.   Czyli dokumentacja, która musi być przechowywana wieczyście .   Symbolem „B” oznacza się kategorię archiwalną dokumentacji niearchiwalnej z tym, że:   symbolem „B” z dodaniem liczb arabskich oznacza się kategorię archiwalną dokumentacji o czasowym znaczeniu praktycznym, przy czym liczby odpowiadają minimalnemu okresowi przechowywania tej dokumentacji, liczonemu w pełnych latach kalendarzowych począwszy od dnia 1 stycznia roku następnego od daty zakończenia sprawy;   Głównie możecie się spotkać z następującymi symbolami kat. B: B2, B3, B5, B10 – Cyfra za literą B oznacza czas przechowywania tej dokumentacji liczony w latach, czyli B2 = 2 lata, B3 = 3 lata, B5 = 5 lat, B10
Czytaj więcej